Vrijwilligerscentrale-wm

Vrijwilligersvergoedingen

 

Moeten wij onze vrijwilligers een vrijwilligersvergoeding geven?
Nee, een organisatie is niet verplicht om vrijwilligers een onkosten- of reiskostenvergoeding oftewel een vrijwilligersvergoeding te geven. Wel hanteren veel vrijwilligersorganisaties het principe dat vrijwilligers zelf geen kosten voor het vrijwilligerswerk hoeven te maken.

Wanneer is er sprake van een vrijwilligersvergoeding?
Er is sprake van een vrijwilligersvergoeding als de vergoeding niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk. De vergoeding moet het karakter hebben van een onkostenvergoeding. De Belastingdienst hanteert de term “geen marktconforme vergoeding”. Als de vergoeding wel marktconform is, is er geen sprake van een vrijwilligersvergoeding en is de vergoeding belast voor de loon- en inkomstenbelasting.

Daarnaast gelden de volgende aanvullende voorwaarden:

  1. De maximale vergoeding van € 150,- per maand en € 1.500,- per jaar mag niet worden overschreden.
  2. De vrijwilliger verricht niet beroepsmatig werkzaamheden voor een organisatie die niet is onderworpen aan de vennootschapsbelasting of voor een sportorganisatie.
  3. De maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoedingen. Denk bijvoorbeeld ook aan de vergoedingen in natura zoals het verstrekken van sportkleding en eventuele reiskostenvergoedingen. Als de maximale normbedragen worden overschreden, dienen zowel de vrijwilligersorganisatie als de vrijwilliger de vergoeding op te geven aan de Belastingdienst.

Welke vormen van vrijwilligersvergoeding zijn er?
Vrijwilligersorganisaties kunnen de kosten op twee manieren vergoeden, namelijk op basis van:

  1. Werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten. Voor het vergoeden van werkelijk gemaakte kosten geldt geen limiet. Alle gemaakte kosten die kunnen worden aangetoond, kunnen worden vergoed zonder dat men belasting daarover is verschuldigd. Als de vergoeding van de werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten boven de maximum normbedragen uitkomen, dient men de vergoeding wel op te geven aan de Belastingdienst. Deze vergoeding is echter alleen belast als niet kan worden aangetoond dat de vrijwilliger dit bedrag voor het vrijwilligerswerk heeft uitgegeven.
  2. Een forfaitaire vergoeding, een vast bedrag voor kosten die niet aangetoond hoeven te worden. Als een organisatie ervoor kiest om vrijwilligers een vast bedrag te geven als tegemoetkoming in de kosten, geldt er een maximale vergoeding van € 150,- per maand en € 1.500,- per jaar. Met een vaste vrijwilligersvergoeding hoeven vrijwilligers niet te bewijzen dat er kosten zijn gemaakt en voorkomt de organisatie veel rompslomp met bonnetjes.

Let daarbij wel op het maximale uurtarief:

  1. voor vrijwilligers van 23 jaar en ouder is de vergoeding per uur maximaal € 4,50
  2. voor vrijwilligers onder de 23 jaar is de vergoeding per uur maximaal € 2,50

De Belastingdienst heeft deze maximale uurtarieven ingesteld om een duidelijke afgrenzing met beroepsmatige arbeid te geven. Voldoet men aan de maximale normbedragen per uur, maand en jaar dan spreekt de Belastingdienst van geen-marktconforme beloning en is er geen loon- en inkomstenbelasting verschuldigd.

Moeten wij een urenadministratie bijhouden?
Nee, de Belastingdienst verlangt niet dat vrijwilligersorganisaties een urenadministratie bijhouden ter onderbouwing van de vrijwilligersvergoeding. Na het vaststellen van het maximum uurtarief is er even onduidelijkheid ontstaan over het wel of niet bijhouden van een urenadministratie. In antwoord op Kamervragen heeft de staatssecretaris van Financiën in maart 2008 aangegeven dat er geen urenadministratie nodig is om aan te tonen dat er sprake is van een vrijwilligersvergoeding.

Overschrijdt men de maximale normbedragen per uur, maand en jaar dan zal de organisatie wel een urenadministratie moeten bijhouden omdat zij loonbelasting verschuldigd zijn.

Mogen vrijwilligers die een bijstandsuitkering hebben een vrijwilligersvergoeding ontvangen?
Ja, maar er gelden wel andere normbedragen. Mensen met een bijstandsuitkering mogen maximaal € 95,- per maand tot € 764,- per jaar ontvangen zonder dat het invloed heeft op de uitkering. Gemeenten kunnen echter ook besluiten dat de bijstandsgerechtigde een onkosten-vergoeding van € 150,- per maand tot € 1.500,- per jaar mag ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld als het vrijwilligerswerk belangrijk is in het kader van de re-integratie en het vinden van een betaalde baan bevorderd.

Welke reiskostenvergoeding mogen wij geven en hoe moet de vergoeding onderbouwd worden?
Zowel de kosten voor het gebruik van eigen auto als de kosten voor het openbaar vervoer kunnen worden vergoed. De reiskostenvergoeding voor vrijwilligers mag kostendekkend zijn. Immers alle daadwerkelijk gemaakte kosten kunnen worden vergoed. De belastingvrije kilo-metervergoeding zoals deze voor werknemers is vastgesteld (€ 0,19) is niet van toepassing op vrijwilligers. Om inzicht te krijgen in de werkelijke kosten van een auto kan men de ANWB raadplegen. De ANWB heeft staatjes waarin voor bijna elk autotype wordt aangegeven wat de gebruikskosten zijn. Deze staatjes geven een goede indicatie en zijn als zodanig bruikbaar voor de onderbouwing van de kilometervergoeding. Als de vrijwilliger met het openbaar vervoer reist, is de onderbouwing redelijk eenvoudig. De kaartjes voor trein, bus, tram en taxi gelden immers als legitieme onderbouwing.

Wat moeten wij doen als de vrijwilligersvergoeding hoger is dan de maximale normbedragen?
Als de vrijwilligersvergoeding hoger is dan de maximale normbedragen zijn zowel de organisatie als de vrijwilliger verplicht daarvan aangifte te doen. Via het IB 47 formulier kan de vereniging in één keer achteraf van alle vrijwilligers de ontvangen vergoeding opgeven aan de Belastingdienst. Op deze manier voorkom je ook dat de Belastingdienst gaat beoordelen of de vrijwilliger in dienstbetrekking werkzaam is en word je niet onverwachts geconfronteerd met naheffingen van sociale premies en boetes. Als de maximale normbedragen worden overschreden en niet kan worden aangetoond dat de vrijwilliger dit bedrag voor het vrijwilligerswerk heeft uitgegeven, is men over het gehele bedrag belasting verschuldigd.